Introduzione: la gestione documentale nelle pubbliche amministrazioni
La gestione documentale rappresenta oggi uno degli aspetti più strategici per l’efficienza, la trasparenza e la responsabilità delle pubbliche amministrazioni. L’enorme mole di dati e documenti prodotti dagli enti pubblici richiede una professionalità specifica: il records manager, figura chiave nella gestione, conservazione e valorizzazione delle informazioni.
Chi è il records manager
Il records manager è il professionista specializzato nella gestione dei documenti e dei flussi informativi all’interno di organizzazioni complesse come le pubbliche amministrazioni. Il suo ruolo si è evoluto con la digitalizzazione, abbracciando competenze che spaziano dall’archivistica tradizionale alla gestione digitale e al rispetto delle normative su privacy e trasparenza.
Le principali responsabilità del records manager nella PA
- Organizzazione e classificazione dei documenti: il records manager definisce sistemi di classificazione e fascicolazione efficaci, assicurando la reperibilità e la coerenza dei dati.
- Conservazione e digitalizzazione: coordina le attività di conservazione sostitutiva e la transizione digitale degli archivi, nel rispetto delle linee guida AgID e delle normative nazionali ed europee.
- Compliance normativa: garantisce che la gestione documentale sia conforme alle leggi vigenti, come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), il GDPR e le regole sulla trasparenza amministrativa.
- Formazione del personale: promuove la cultura della gestione documentale all’interno dell’ente, progettando interventi formativi e sviluppando procedure operative condivise.
- Valorizzazione degli archivi: valorizza il patrimonio documentale, facilitando l’accesso alle informazioni e supportando processi decisionali e di accountability.
Perché le pubbliche amministrazioni hanno bisogno di records manager
Nel contesto della amministrazione digitale, la presenza di un records manager è fondamentale per:
- Ridurre i rischi legati alla perdita di dati o alla non conformità normativa;
- Ottimizzare i processi interni e migliorare la produttività;
- Assicurare la trasparenza verso cittadini e stakeholder;
- Garantire la conservazione e la valorizzazione della memoria storica dell’ente;
- Facilitare l’accesso e la condivisione delle informazioni in maniera sicura e strutturata.
Il records manager è il ponte tra passato e futuro degli enti pubblici: tutela la memoria, ma rende anche possibile l’innovazione e la trasformazione digitale.
Formazione post laurea: percorsi per diventare records manager
Per i giovani laureati interessati a intraprendere una carriera come records manager nella pubblica amministrazione, esistono diversi percorsi di formazione post laurea che offrono competenze specialistiche e aggiornate.
Corsi di perfezionamento e master universitari
- Master in gestione documentale e archivistica digitale: approfondiscono le tecniche di digitalizzazione, conservazione a lungo termine, gestione dei flussi documentali e compliance normativa.
- Corsi di perfezionamento in records management: forniscono competenze pratiche su sistemi di gestione documentale, privacy, sicurezza delle informazioni e workflow digitali.
- Formazione specifica su software e strumenti per la PA: diversi enti e università offrono corsi per acquisire padronanza dei principali sistemi di protocollo e archiviazione digitale utilizzati nella pubblica amministrazione.
Competenze chiave da sviluppare
- Conoscenza della normativa nazionale ed europea su gestione documentale, privacy e trasparenza;
- Padronanza di strumenti digitali e software di gestione documentale (DMS, protocollo informatico, conservazione digitale);
- Capacità di progettare e implementare workflow documentali efficienti;
- Competenze in project management e change management;
- Abilità di formazione e comunicazione interna.
Sbocchi professionali per il records manager nella pubblica amministrazione
Le opportunità di carriera per chi possiede competenze in records management sono in crescita, sia nella PA centrale che negli enti locali, nelle aziende sanitarie, nelle università e negli enti culturali.
Ruoli e funzioni
- Responsabile gestione documentale: figura prevista dal CAD, con compiti di coordinamento e supervisione dei processi documentali.
- Records manager e digital archivist: esperti incaricati di gestire archivi ibridi, digitali e cartacei, garantendo la corretta conservazione e valorizzazione delle informazioni.
- Consulente per la digitalizzazione: professionista che supporta enti e amministrazioni nel percorso di transizione digitale, dalla progettazione dei sistemi all’implementazione di soluzioni innovative.
- Formatore interno o esterno: specialista nella formazione del personale sulla gestione documentale e sulle normative di riferimento.
Opportunità di carriera e crescita professionale
Il settore della gestione documentale pubblica offre importanti opportunità di crescita, in particolare per chi dimostra competenze aggiornate e capacità di innovare i processi. Con l’introduzione del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) e l’accelerazione delle riforme sulla digitalizzazione, il profilo del records manager sarà sempre più richiesto.
- Possibilità di accedere a concorsi pubblici dedicati alle nuove professionalità digitali;
- Ruoli di coordinamento e responsabilità in team di trasformazione digitale;
- Partecipazione a progetti nazionali e internazionali di innovazione documentale;
- Collaborazione con società di consulenza specializzate in PA e digitalizzazione.
Considerazioni finali: perché investire nella formazione da records manager
Diventare records manager nella pubblica amministrazione significa acquisire una professionalità cruciale per il futuro degli enti pubblici e per la qualità dei servizi offerti ai cittadini. La formazione post laurea in questo ambito apre le porte a una carriera stimolante, ricca di responsabilità e in costante evoluzione.
Per i giovani laureati che vogliono inserirsi in un settore strategico, contribuendo alla modernizzazione della PA e alla tutela della memoria collettiva, il records management rappresenta un investimento sicuro e lungimirante.
